Opinión | La obligación de emitir factura en formato electrónico

La regulación de la “factura electrónica” se remonta años atrás, con diferentes medidas que han ido impulsando su utilización, de manera voluntaria inicialmente, y obligatoria en diferentes ámbitos con posterioridad.

Así, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Reglamento de Facturación), ya incluía, en su redacción original, lo que se entiende por este tipo de factura, como aquella expedida y recibida en formato electrónico, cumpliendo con los requisitos de contenido establecidos por dicha disposición para cualquier factura.

Su expedición únicamente quedaba condicionada, en principio, al consentimiento por parte de su destinatario.

Posteriormente, la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, estableció su obligatoriedad para los empresarios y profesionales que expidieran facturas cuyo destinario sea una Administración pública y por un importe superior a 5.000 euros.

El impulso definitivo a su utilización obligatoria

La apuesta decidida por parte del legislador para la implantación, a nivel general, de este tipo de factura llegó, más recientemente, dentro de las medidas normativas promulgadas por la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece.

Su artículo 12 modificó la redacción del artículo 2.bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, estableciendo que todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros que tengan la misma condición [lo que se conoce como operaciones B2B («business to business»)].

Además, el destinatario y el emisor han de proporcionar información sobre los diferentes estados de aquellas.

No obstante, el citado precepto establece que “las empresas prestadoras de los servicios a que alude el artículo 2.2, deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.

Este deber es independiente del tamaño de su plantilla o de su volumen anual de operaciones”.

Así, pese a tratarse de una obligación B2B, permite al consumidor particular solicitarla expresamente, estando el empresario obligado a emitirla.

«La fecha de entrada en vigor de estas medidas está prevista para el 1 de julio de 2025. No obstante, y dado que la puesta en marcha del servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por el sistema de emisión de facturas verificables va con retraso, se ha planteado una moratoria, que posiblemente se retrasará hasta el 1 de enero de 2026».

Adicionalmente, la norma determina que ha de existir una interconexión entre las diferentes empresas proveedoras de servicios de facturación, así como que las plataformas de facturación que interactúen sean de carácter gratuito.

Finalmente, prevé que los detalles e implementación de lo anterior se producirá a través del oportuno desarrollo reglamentario.

En cuanto a la entrada en vigor de esta obligación, la disposición final octava de la Ley Crea y Crece establece que se producirá cuando transcurra un año desde la aprobación del citado desarrollo reglamentario para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros, surtiendo efectos para el resto a los dos años de su aprobación.

Pues bien, a la fecha en que se escriben estas líneas, aún se encuentra pendiente de aprobación el Reglamento, existiendo solo un borrador del mismo, que nos permite conocer las obligaciones que deberán cumplir las empresas una vez se apruebe la versión definitiva.

Borrador del proyecto de Reglamento

El borrador nos da una idea que cómo va a funcionar el sistema de factura electrónica, su verificación y el intercambio de las mismas para su validación.

Comenzando por el sistema, estará compuesto por plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas que cumplan con los requisitos establecidos y por una solución pública de facturación electrónica gestionada por la Administración Pública, que también actúa como repositorio.

La facturación se podrá llevar a cabo a través, de las plataformas privadas que existan, de una solución o aplicación pública de facturación que pondrá a disposición el Estado, o de una combinación de ambas. Los emisores de facturas que no usen la solución pública deben remitir una copia fiel en formato «Facturae» a la solución pública.

Además, han de dar noticia de su punto de entrada (por ejemplo, en su página web). En el caso de no identificarlo, se entenderá que es la solución pública.

Las facturas electrónicas tendrán que identificarse, de manera única, mediante un código que combine el número de identificación fiscal del emisor, el número y serie de la factura, y la fecha de emisión.

En cuanto al funcionamiento de las plataformas, resulta obligatoria la interconexión entre todas ellas. Esta última permitirá tanto el intercambio de las facturas electrónicas como el control de su estado (aceptadas, rechazadas, pagadas, etc.).

En cuanto a las obligaciones de información del estado de las facturas, los destinatarios tendrán que informar a los emisores de las facturas, a través de dichas plataformas, en un plazo máximo de cuatro días naturales desde la fecha en que se produzca el cambio de estado (sin contar sábados, domingos y festivos nacionales).

En el caso de utilización de la solución pública de facturación, los destinatarios deben informar del estado de las facturas a través de esta aplicación, en el mismo plazo previsto para las plataformas privadas.

Los plazos de entrada en vigor que prevé el borrador estaban pensados para un escenario en el que su aprobación hubiera sido rápida. Como no ha sido el caso, el Reglamento definitivo determinará unos nuevos que estimamos no serán anteriores al ejercicio 2026.

El Reglamento «Verifactu»

En línea con las obligaciones de facturación electrónica, y anticipándose a la norma reglamentaria antes comentada, en diciembre de 2023 se publicó el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, conocido como Reglamento «Verifactu».

Mediante esta norma se regulan los requisitos técnicos que han de cumplir los sistemas y aplicaciones informáticas de facturación, de cara a garantizar la integridad, autenticidad y trazabilidad de la información contable y la facturación electrónica.

Este Reglamento introduce modificaciones en el de Facturación para regular el contenido que deben incluir las nuevas facturas electrónicas.

Así, estas tendrán que mostrar un código QR con la representación del contenido parcial de la factura.

Además, llevarán la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

El Reglamento «Verifactu» ya ha sido desarrollado, en sus detalles técnicos, mediante la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, donde se encuentran las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido a que el mismo hace referencia.

En particular, los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

La fecha de entrada en vigor de estas medidas está prevista para el 1 de julio de 2025. No obstante, y dado que la puesta en marcha del servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por el sistema de emisión de facturas verificables va con retraso, se ha planteado una moratoria, que posiblemente se retrasará hasta el 1 de enero de 2026.

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